BetrSichV & Betreiberpflichten: Was bleibt trotz EU-Maschinenverordnung zu beachten?

Die EU-Maschinenverordnung definiert Pflichten für:

• Hersteller
• Importeure
• Händler / Inverkehrbringer

Ziel ist, dass nur sichere Maschinen mit vollständiger Konformitätsbewertung und Technischer Dokumentation auf den Markt kommen. Dazu gehören u. a.:

• Risikobeurteilung
• Konstruktion nach einschlägigen Normen
• CE-Kennzeichnung / EU-Konformitätserklärung
• Bereitstellung von Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen (digital zulässig unter klaren Voraussetzungen)
• Anforderungen an Cybersicherheit und KI (bei bestimmten Funktionen)

Die BetrSichV setzt später an und richtet sich an:

• Arbeitgeber
• Betreiber von Maschinen und Anlagen

Sie regelt die sichere Bereitstellung und Verwendung von Arbeitsmitteln. Im Mittelpunkt stehen:

• Gefährdungsbeurteilung im konkreten Arbeitsumfeld
• Organisation von Prüfungen und Instandhaltung
• Unterweisung der Beschäftigten
• Dokumentation der getroffenen Maßnahmen

Kurz gesagt:
Die MVO sorgt für eine regelkonforme Maschine beim Kauf, die BetrSichV für deren sicheren Einsatz im Betrieb – über den gesamten Lebenszyklus.

Die BetrSichV gilt für Arbeitsmittel, die Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören u. a.:

• einzelne Maschinen
• verkettete Anlagen
• Werkzeuge und Hilfsmittel
• überwachungsbedürftige Anlagen (z. B. Druckbehälter, Aufzüge – mit zusätzlichen Spezialvorschriften)

Für Maschinen, die unter die EU-Maschinenverordnung fallen, bedeutet das in der Praxis:

• Beim Inverkehrbringen greift die EU-Maschinenverordnung 2023/1230.
• Ab Bereitstellung für Beschäftigte greift die BetrSichV in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz und Technischen Regeln (TRBS).

Bereits in der Beschaffungsphase sollten Betreiber daher prüfen:

• Ist die Maschine für den vorgesehenen Einsatzzweck geeignet?
• Sind Betriebsanleitung und sicherheitsrelevante Informationen vollständig und verständlich?
• Werden digitale Unterlagen, QR-Codes oder E-Labels zur Verfügung gestellt, die später im Betrieb nutzbar sind?

Bei Umbauten, Modernisierungen oder Funktionsänderungen kann aus Betreiber-Sicht eine erneute Bewertung erforderlich werden. Im Einzelfall kann eine Änderung zur „wesentlichen Veränderung“ führen – mit der Folge, dass der Betreiber rechtlich wie ein Hersteller behandelt wird und Herstellerpflichten übernehmen muss.

Kernstück der BetrSichV ist die Gefährdungsbeurteilung. Bevor eine Maschine von Beschäftigten genutzt wird, muss der Betreiber klären:

• Welche Gefährdungen entstehen durch die Maschine im konkreten Arbeitsumfeld?
• Welche Tätigkeiten werden ausgeführt (Rüsten, Normalbetrieb, Störungsbeseitigung, Reinigung, Wartung)?
• Welche Personengruppen sind beteiligt (z. B. Fachkräfte, angelernte Kräfte, Auszubildende, Fremdfirmen)?
• Welche Umgebungsbedingungen liegen vor (z. B. Lärm, Staub, Explosionsgefahr, enge Platzverhältnisse)?

Die Gefährdungsbeurteilung ist zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren – insbesondere bei:

• Änderungen an Maschine oder Prozess
• Unfällen oder Beinahe-Ereignissen
• neuen gesetzlichen oder normativen Anforderungen

Digitale Vorlagen, Checklisten und strukturierte Dokumentationssysteme erleichtern hier eine konsistente Vorgehensweise.

Auf Basis der Gefährdungsbeurteilung legt der Betreiber Schutzmaßnahmen fest:

🔧 Technische Maßnahmen

• Schutzeinrichtungen, Verriegelungen, Lichtgitter
• trennende Schutzeinrichtungen, Not-Halt-Einrichtungen
• Zugangsregelungen (z. B. Schlüsselschalter, Zugangskontrolle)

📋 Organisatorische Maßnahmen

• Berechtigungskonzepte (wer darf was?)
• Freigabeprozesse (z. B. bei Arbeiten im Gefahrenbereich)
• klare Zuständigkeiten für Betrieb, Wartung und Freigabe

🦺 Persönliche Schutzausrüstung (PSA)

• Auswahl geeigneter PSA (z. B. Schutzbrille, Handschuhe, Gehörschutz)
• Festlegung, wann PSA verpflichtend zu tragen ist

Ergänzend sind Betriebs- und Sicherheitsanweisungen zu erstellen. Sie sollen in verständlicher Sprache und mit klaren Handlungsanweisungen erläutern:

• Gefahren und Restgefahren
• Verhalten im Normalbetrieb
• Verhalten bei Störungen
• Notfallmaßnahmen (z. B. Not-Halt, Evakuierung)

Praxisnah ist eine Kombination aus:

• Aushängen an der Maschine
• Intranet / Dokumentenmanagementsystem
• QR-Codes oder E-Labels direkt an der Maschine, die auf aktuelle digitale Anweisungen verlinken

Betreiber müssen sicherstellen, dass Maschinen während des gesamten Einsatzes in einem sicheren Zustand bleiben. Dazu gehört ein systematisches Prüf- und Instandhaltungskonzept:

• Prüfungen vor erster Inbetriebnahme, soweit erforderlich
• Wiederkehrende Prüfungen in risikobasierten Intervallen
• Einsatz befähigter Personen oder geeigneter externer Dienstleister
• Dokumentation von Prüfungen, Mängeln und Maßnahmen

Wesentlich ist auch ein geregeltes Änderungsmanagement:

• Umbauten, Retrofit, Software-Updates, Steuerungsanpassungen
• Bewertung, ob sich Risiken verändern
• ggf. erneute Gefährdungsbeurteilung
• Schnittstelle zum Hersteller, falls die Änderung in Richtung „wesentliche Veränderung“ geht

Digitale Prüfprotokolle, QR-Codes an der Maschine (mit Link auf Prüf- und Wartungshistorie) und zentrale Systeme zur Instandhaltungssteuerung reduzieren Aufwand und Medienbrüche.

Beschäftigte dürfen Maschinen erst bedienen, wenn sie ausreichend unterwiesen wurden. Inhaltlich sollten Unterweisungen u. a. abdecken:

• Bedienung im Normalbetrieb
• besondere Betriebsarten (Rüsten, Probebetrieb, Reinigung)
• Gefährdungen und Schutzmaßnahmen
• korrekte Nutzung von PSA
• Verhalten bei Störungen und im Notfall

Unterweisungen sind:

• anlassbezogen (z. B. bei Änderungen, nach einem Unfall)
• in regelmäßigen Abständen zu wiederholen
• zu dokumentieren (Datum, Inhalte, Teilnehmer)

Digitale Betriebsanleitungen, E-Label-Lösungen und QR-Codes an der Maschine können als Ausgangspunkt dienen, um Unterweisungsinhalte medienbruchfrei bereitzustellen und zu aktualisieren.

Zur Erfüllung der BetrSichV gehört eine belastbare Dokumentation, u. a.:

• Gefährdungsbeurteilungen und Aktualisierungen
• Prüf- und Wartungsnachweise
• Unterweisungsnachweise
• Betriebs- und Sicherheitsanweisungen
• Nachweise über Qualifikation von Prüfenden und Instandhaltungspersonal

Digitale Systeme mit klarer Struktur und zentralen Ablagen erleichtern Audits, Behördenkontakte und interne Nachweise. Verknüpfungen zu digitalen Betriebsanleitungen und QR-Code-Lösungen vermeiden doppelte Datenhaltung und Zugriffsprobleme.

Die EU-Maschinenverordnung und die BetrSichV sind keine Konkurrenzregelwerke, sondern ergänzen sich.

Wichtige Schnittstellen:

📄 Technische Dokumentation als Basis
Die vom Hersteller erstellte Risikobeurteilung und Betriebsanleitung bildet die fachliche Grundlage für die Gefährdungsbeurteilung im Betrieb. Lücken in der Dokumentation schlagen sich unmittelbar in Mehraufwand oder Unsicherheit auf Betreiberseite nieder.

📱 Digitale Betriebsanleitungen, QR-Codes, E-Labels
Die MVO stärkt digitale Bereitstellungsformen. Hersteller, die Bedienungs- und Wartungsinformationen digital und strukturiert anbieten, ermöglichen Betreibern:

• direkten Zugriff an der Maschine (per QR-Code oder NFC)
• zentrale Aktualisierung von Inhalten
• Verknüpfung mit internen Betriebsanweisungen und Unterweisungsmodulen

🔒 IT-Sicherheit & KI
Die MVO adressiert Cybersicherheit und bestimmte KI-Anwendungen. Betreiber müssen diese Themen in ihre Gefährdungsbeurteilung, IT-Sicherheits- und Organisationskonzepte integrieren, etwa:

• Zugriffskonzepte
• Patch- und Update-Prozesse
• Regelungen für Fernwartung und Fernzugriff

🔄 Lebenszyklusbetrachtung
Die MVO fokussiert das Inverkehrbringen; die BetrSichV begleitet die Nutzungsphase. Betreiber profitieren davon, wenn Hersteller Lebenszyklusinformationen (Prüfintervalle, Ersatzteile, Modernisierungsoptionen) strukturiert bereitstellen.

Für Betreiber lohnt sich ein strukturierter Ansatz, der MVO-Anforderungen und BetrSichV-Pflichten zusammenführt:

1. Maschinen- und Anlagenbestand erfassen
   • Übersicht über alle relevanten Maschinen
   • Zuordnung von Verantwortlichkeiten (Anlagenverantwortliche, Sicherheitsfachkraft)
2. Dokumentation sichten
   • Betriebsanleitungen, Konformitätsunterlagen, digitale Anleitungen
   • Lücken in Sprachen, Aktualität, Vollständigkeit identifizieren
   • vorhandene QR- oder E-Label-Strukturen prüfen
3. Gefährdungsbeurteilungen prüfen / aufbauen
   • Priorisierung nach Risiko und Einsatzhäufigkeit
   • Einbindung von Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, ggf. Hersteller
   • Integration neuer Themen wie IT-Sicherheit und digitale Steuerungen
4. Schutzmaßnahmen und Betriebsanweisungen festlegen
   • technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen
   • einheitliche Vorlagen für Betriebs- und Sicherheitsanweisungen
   • Verknüpfung mit digitalen Inhalten (z. B. QR-Codes an der Maschine)
5. Prüf- und Wartungskonzept definieren
   • Prüfintervalle und -umfänge risikobasiert festlegen
   • Zuständigkeiten klären (intern/extern)
   • digitale Prüfprotokolle und Historienführung etablieren
6. Unterweisungs- und Informationskonzept umsetzen
   • Standardmodule für Maschinengruppen oder Anlagen
   • Einbindung von Bildern, kurzen Videos, digitalen Anleitungen
   • QR-Codes oder E-Labels als Einstiegspunkt an der Maschine nutzen
7. Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung
   • Aktualisierung bei Änderungen an Maschinen, Prozessen oder Organisation
   • Auswertung von Störungen, Beinahe-Ereignissen und Auditergebnissen
   • Anpassung der Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmen